Si alguna vez has visto la agenda de una conferencia tech con decenas de charlas, horarios y ponentes perfectamente organizados, es muy probable que detrás haya una herramienta llamada Sessionize. Yo misma la he usado como ponente para enviar propuestas a varios de los eventos en los que he participado, así que hoy te cuento qué es exactamente y por qué tantos organizadores confían en ella.
Qué es Sessionize
Sessionize es una plataforma en la nube pensada para gestionar todo el proceso de selección de ponentes de un evento: desde que alguien envía su propuesta de charla —lo que en el mundo de las conferencias se conoce como call for papers o call for speakers— hasta que esa charla aparece en la agenda final publicada en la web del evento. La opera la empresa croata Web-ideja, presente en el sector desde 2016, y hoy la usan organizaciones como Microsoft, JetBrains, NDC Conferences, DeveloperWeek o Google Developer Groups, entre miles de comunidades y conferencias de todo el mundo.
Las cifras dan una idea de su tamaño: más de 310.000 speakers la usan para presentarse a eventos, existen cerca de 85.000 perfiles públicos de ponentes en su directorio, y por la plataforma han pasado ya alrededor de 12.000 eventos y 1,16 millones de propuestas de charla enviadas, en eventos de 137 países (Sessionize).
Para qué sirve
Para quien organiza un evento, Sessionize resuelve varios problemas a la vez. Sustituye los típicos formularios sueltos o los correos desordenados por un formulario de envío de propuestas totalmente personalizable, permite que el equipo de contenido vote y valore cada charla recibida, centraliza la comunicación con los ponentes —tanto con los seleccionados como con los que no lo han sido— y ofrece un editor de agenda de arrastrar y soltar que después se puede insertar directamente en la web del evento o exportar en JSON o XML. También genera una app de agenda para que los asistentes se organicen el día del evento.
Para quien se presenta como ponente, la ventaja es sencilla: creas un único perfil con tu biografía, tus charlas y tu foto, y lo reutilizas para enviar propuestas a cualquier evento que use la plataforma, sin rellenar el mismo formulario una y otra vez. Si quieres probarla antes de lanzarte, Sessionize ofrece una cuenta de demostración gratuita, con sesiones de ejemplo ya cargadas y sin pedir tarjeta de crédito, para que veas cómo funciona el formulario de propuestas o el editor de agenda antes de decidirte.
Ventajas e inconvenientes
Entre sus puntos fuertes está que es gratuita para eventos comunitarios, gratuitos para el público y organizados sin ánimo de lucro —el escenario habitual en meetups y comunidades tech—, mientras que para eventos profesionales o con entradas de pago tiene un coste de 499 dólares por evento, con paquetes aparte para agencias que organizan varias conferencias al año. Los datos se alojan en Microsoft Azure y Amazon Web Services, con una disponibilidad garantizada del 99,95% (Sessionize).
Como inconveniente, la interfaz está solo en inglés, y para eventos muy pequeños, con dos o tres charlas y pocas propuestas, puede resultar una herramienta más completa de lo que realmente se necesita.
En resumen
Sessionize se ha convertido en el estándar de facto para gestionar candidaturas a ponente en el mundo de las conferencias tecnológicas: ahorra tiempo a quien organiza, facilita la vida a quien quiere hablar en público y ordena algo que a mano sería un caos de correos y hojas de cálculo. Si alguna vez te planteas dar el paso de convertirte en ponente en un evento de tecnología, es muy probable que tu primera propuesta pase por aquí.