Si sigues el ecosistema Microsoft 365 aunque sea un poco, seguramente el nombre CollabDays te suena de algo. Es una red internacional de eventos gratuitos centrados en las tecnologías de colaboración de Microsoft —SharePoint, Teams, Power Platform, Dynamics 365, Azure—, con ediciones en distintas ciudades del mundo. Cada una la organiza su propia comunidad local de voluntarios, muchas veces algún MVP (el reconocimiento que Microsoft entrega cada año a expertos que comparten conocimiento por su cuenta, sin trabajar para la empresa).
En España, la cita es CollabDays Madrid: la mayor conferencia de Microsoft 365 y Modern Work del país, y heredera directa de Microsoft 365 Saturday Madrid y SharePoint Saturday Madrid, dos formatos que llevan más de diez años reuniendo a esta comunidad. Cada edición junta a administradores de sistemas, desarrolladores, consultores y también a los citizen developers: gente que, sin ser programadora, crea sus propias soluciones con herramientas low-code como Power Apps, Power Automate o Power Pages. La edición de 2025 se celebró el 5 de junio en las oficinas de Microsoft Ibérica, y la más próxima será este 4 de junio.
Y aquí viene el motivo por el que esta entrada es un poco especial: en la edición de 2025 subí al escenario como ponente.
MontoIA, por favor
Lo hice junto a mi compañero de Prodware, Jordan Calero, con una charla que se llamaba «MontoIA, por favor: deja correr tus datos de SharePoint hacia Copilot». Sí, el título es un juego de palabras: Montoya es uno de los tentadores más recordados de La Isla de las Tentaciones, y a Jordan se le ocurrió mezclarlo con IA en una reunión de preparación. Yo puse cara de "¿en serio?", pero tenía que reconocer que era gracioso, y el hilo de la broma acabó colándose en parte de la charla.
Detrás del título absurdo había una charla bastante práctica: cómo conectar SharePoint con Copilot Studio para crear un agente que responda con la documentación real de tu empresa, sin tocar una línea de código.
¿SharePoint o Dataverse?
Empezamos respondiendo la pregunta que se hace todo el mundo al montar un agente: ¿de dónde saco los datos, de SharePoint o de Dataverse? Fuimos honestos: como la charla iba de SharePoint, le dimos ventaja, pero sin esconder sus límites.
Piensa en SharePoint como el archivador que ya tienes montado en la empresa: no cuesta nada extra (viene con Microsoft 365), se conecta con solo pegar una URL, y seguramente ya tienes ahí documentos, carpetas y páginas. Dataverse, en cambio, es más como una base de datos hecha a medida: permite definir permisos mucho más finos (por rol, por registro…) y hasta glosarios de sinónimos, pero exige licencia premium y algo más de trabajo para montarlo. Para empezar rápido y sin gastar de más, SharePoint suele ganar. Para algo más grande y con seguridad muy exigente, Dataverse.
Lo que nadie te cuenta la primera vez
Contamos también los tropiezos típicos, los nuestros incluidos. El más común: añadir todo el sitio de SharePoint de golpe como fuente de datos, en vez de elegir bibliotecas o carpetas concretas con un nombre claro. Es la diferencia entre decirle al agente "busca en toda la empresa" o "busca en esta carpeta de contratos": la segunda opción funciona muchísimo mejor.
Otras cosas que compartimos: sin al menos una licencia de Copilot para Microsoft 365 en la empresa, no tienes acceso al Semantic Search (el buscador inteligente de SharePoint, mucho más fino que el buscador normal) y las respuestas del agente se quedan bastante flojas. Y ojo con las listas de SharePoint: por defecto no son compatibles como fuente, así que en la demo tiramos de un Data Flow para llevarlas a Dataverse, que sí las entiende.
La parte que más gustó: la demo
Montamos un sitio de prueba con una lista de proyectos, otra de colaboradores y una carpeta de documentos, sin conectarlas entre sí de ninguna forma. Le preguntamos al agente por los estudios de una colaboradora y, sin que nosotros le hubiéramos dicho nada, cruzó solo la lista con la documentación del proyecto en el que trabajaba. También le pedimos datos que habíamos marcado como confidenciales (DNI, teléfono), y los protegió tal y como le habíamos indicado. Y para cerrar, mostramos cómo ese mismo agente se puede meter dentro de una Power App o publicarse en Teams.
Dónde verla
Puedes ver la sesión completa en YouTube. Y si te ha picado la curiosidad por la parte de Power Platform, Jordan comparte mucho contenido sobre eso en su LinkedIn.
Si trabajas con Microsoft 365, Power Platform o Azure, apunta CollabDays Madrid en el calendario para la próxima edición.